حظرت لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها لعام 1445 هـ، التي أقرّها مجلس الوزراء مؤخرًا، استعمال الألفاظ الدالة على ”التبجيل“ في المراسلات الحكومية، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، كما حظرت جميع الأفعال التي تؤدي إلى تلف الوثائق أو الإضرار بها، ومنها تخريم وتدبيس أصول الوثائق دائمة الحفظ، وثني الوثائق، ويستعاض عن ذلك باستخدام الوسائل الحديثة المناسبة التي تساعد على تماسك الوثائق، كالماسكة والظروف والحافظات وغيرها، وحظرت كذلك تراكم الوثائق دون حفظ، ولضمان عدم تراكمها يمكن القيام بتصفية أوراق المكاتب دوريًا، وصف أوعية الحفظ على الرفوف بتماسك.
ونشرت الجريدة الرسمية في عددها الصادر اليوم قرار مجلس الوزراء رقم (584) وتاريخ 18 /07/ 1445هـ بشأن الموافقة على لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها.
أهداف لائحة الاتصالات الرسمية
وبحسب المادة الثانية تهدف اللائحة أهداف لائحة الاتصالات الرسمية إلي وضع الضوابط التي تنظم المراسلات الواردة والصادرة وتوثقها، وتوحد معاييرها الموضوعية والشكلية، وتنظم إجراءات ورودها وصدورها وتسليمها وتسلمها فيما بين الأجهزة أو بينها وبين الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية، ومتابعتها والمحافظة على أمن معلوماتها وتصنيفها.
وتشمل الأهداف أيضا وضع الضوابط التي تؤدي إلى المحافظة على أوعية ومعلومات الوثائق في جميع مراحلها وحمايتها والتعامل معها، وذلك خلال عمليات التسلم والتسليم والتوثيق والتسجيل والمراجعة والحفظ والاطلاع والتداول، وعبر التعاملات الإلكترونية والاستخدامات التقنية وفي أماكن العمل.
الاتصال الرسمي بين الأجهزة
كما تضمنت اللائحة النص على أن يكون الاتصال الرسمي بين الأجهزة -في سبيل أدائها لأعمالها- من خلال مستويات إدارية متساوية. وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فإنه يجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن، كما نصت على أنه لا يجوز للأجهزة إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج المملكة أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية.
شروط صياغة الرسالة الحكومية
وبحسب المادة الثانية عشرة من اللائحة يراعى أن تتوافر في صياغة الرسالة الشروط الآتية:
1- تجنب الإسهاب الممل والاختصار المخل.
2- ألا يستخدم أي لفظ أجنبي ما لم يكن لذلك مسوغ.
3- أن تكون الألفاظ والمعاني واضحة ولا تتنافى مع أحكام الشريعة الإسلامية.
4- أن تكون سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.
5- ألا تستعمل فيها الألفاظ الدالة على التبجيل.
اللون الأصفر للمراسلات المستعجلة
وشددت اللائحة على ضرورة أن تميز موضوعات المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون ”أصفر“، يكتب عليها درجة الاستعجال، ويتطلب الأمر تسليمها حالًا، وتقسم تلك الموضوعات من حيث الاستعجال إلى ثلاث درجات هي ”حالاً“، وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأعلى للاستعجال، و”عاجل جدًا“، وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد المتوسط للاستعجال، و”عاجل“ وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأدنى للاستعجال.
اللون الأخضر للمراسلات المهمة
وتتولى الوحدة الإدارية المعنية في كل جهاز، تحديد الموضوعات التي تدخل في أي درجة من درجات الاستعجال الثلاث، مما يدخل في نطاق اختصاصه، وترسل للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وتميز موضوعات المراسلات المهمة ببطاقة ذات لون ”أخضر“، وبدرجة أهمية واحدة.
وأكدت اللائحة على المؤسسات ضرورة إيجاد غرف بريدية للبريد الرسمي في كل جهاز؛ لتتولى مهام استقبال ما يرد إلى من الجهاز من مواد بريدية صادرة إلى جهات أخرى خارج مقر الجهاز، وتسليمها إلى الجهات المرسلة إليها بموجب بيانات تعد لذلك.
ويتخذ الجهاز الترتيبات اللازمة التي تسهل وتحقق للغرف البريدية إنجاز مهماتها، ومنها تخصيص موقع مناسب للغرف البريدية، وتهيئته بحسب متطلبات المؤسسة، بجانب تخصيص مواقف مناسبة لسيارات نقل البريد تحت مسؤولية الجهاز.
